Запрошуємо до участі у тендері на закупівлю електронних сертифікатів на предмети гігієни

В рамках реалізації проєкту: «Надання екстреної допомоги та психосоціальної підтримки внутрішньо переміщеним особам на південному сході України».

Кінцевий термін подачі заявок:  до 13.00 год. 27 травня 2026 року.

Тендерна форма

УМОВИ та ПОЛОЖЕННЯ

Формат електронного сертифікату: сертифікат повинен бути електронним та надаватися у вигляді унікального коду, посилання або через особистий кабінет користувача.

Учасник у колонці «Запропонований номінал сертифікату» зазначає суму, на яку бенефіціар зможе придбати товари за одним сертифікатом.

Фіксована ціна за один сертифікат становить 2 600,00 грн.

У разі однакової ціни перевага надається пропозиції з більшим номіналом сертифікату.

Більше інформації про лоти

Важливо:

Подання пропозицій на частину лоту не допускається.

Усі ціни повинні бути остаточними та включати всі витрати постачальника, у тому числі доставку, адміністрування сертифікатів та будь-які інші супутні витрати.

Перелік товарів є орієнтовним та використовується для оцінки асортименту та цінової політики постачальника. Постачальник не зобов’язаний надавати всі позиції, але повинен забезпечити широкий вибір товарів відповідної категорії за конкурентними цінами та постійну наявність основних категорій товарів на складі або доступність до замовлення. Сертифікат може бути використаний виключно на товари категорії гігієни, дитячої гігієни, догляду та побутової хімії. Бенефіціар має право самостійно обирати будь-які товари відповідних категорій, наявні у постачальника, в межах номіналу електронного сертифікату.

Обов’язкові вимоги до товарів

Постачальник повинен забезпечити:

• наявність сертифікатів якості;
• відповідність ДСТУ та санітарним нормам України;
• відсутність заборонених або токсичних компонентів;
• широкий вибір брендів та цінових категорій;
• наявність товарів для дітей та людей з особливими потребами;
• актуальну інформацію щодо наявності товарів на сайті.

Умови оплати:

100% післяплата або передплата не більше 50% та 50% протягом трьох днів після підписання видаткової накладної.

Вимоги до Учасників:

• Обов’язкова наявність сайту, на якому можна здійснювати замовлення згідно з електронними сертифікатами;
• Обов’язкова звітність по наповненню сертифікату використаного бенефеціаром;
• Відповідний досвід постачання подібних товарів;
• Можливість надати список з переліком активних електронних сертифікатів;
• Учасник повинен надати всі сертифікати якості товару, який зазначений у специфікації;
• Відповідність обов’язковим вимогам якості та безпеки, передбаченим чинним законодавством України для товарів даного виду;
• Постачальники, що мають досвід постачання товарів у відповідній сфері;
• Відповідні КВЕДи для здійснення торгівлі;
• Можливість надання оригіналів супроводжуючих документів через електронний сервіс «Вчасно» (договір надання послуг, рахунок-фактура, акт виконаних робіт);
• Доставка товарів, придбаних за сертифікатом, повинна бути безкоштовною для кінцевого отримувача та входити у вартість сертифікату;
• Постачальник повинен забезпечити можливість використання сертифікатів та доставку товарів на всій території України (крім тимчасово окупованих територій) через служби доставки «Укрпошта» та «Нова пошта»;
• Рекомендації (за наявності). 

 Термін дії електронного сертифікату має бути дійсним до 31.12.2026 року

До участі в тендері запрошуються:

• фізичні особи-підприємці;
• юридичні особи, організації.

Склад тендерної пропозиції:

1. Тендерна пропозиція має надаватись у формі цінової пропозиції.
2. Перелік документів, які Заявники повинні надати до тендерної пропозиції:

• Належним чином підписаний Додаток 1  у форматі pdf (дата, ПІБ та посада, назва компанії, адреса, телефон, e-mail, чинність заявки (мінімум 30 днів), підпис та печать);
• Копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи чи ФОП або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців; 
• Копія Свідоцтва платника податку;
• Довідка про відсутність заборгованості по сплаті податків і зборів;
• Належним чином підписаний Кодекс поведінки постачальника, надісланий у форматі pdf;
• Підтвердження досвіду роботи у сфері постачання аналогічних товарів/послуг – мінімум 2 попередні договори з іншими контрагентами та/або видаткові накладні, закріплені підписами сторін;
• Будь-які інші документи, що можуть бути корисними для оцінки пропозиції (рекомендаційні листи тощо);
• Фінансова звітність за 2025 та 2026 роки діяльності компанії або декларація для ФОП.

Правила оформлення тендерної пропозиції учасниками:

1. Учасники мають подавати пропозиції українською мовою  у вигляді сканованих копій документів, а також в електронному форматі на електронну адресу zakupivli@responsiblecitizens.org, ставлячи у копію v.serduk@responsiblecitizens.org, із маркуванням: Тендер № PKI 2026-029/1 закупівля електронних сертифікатів.
2. До тендерної пропозиції повинні додаватись документи (скановані копії), які посвідчують право такої уповноваженої особи підписувати тендерну пропозицію (наказ/протокол про призначення керівника або довіреність, крім ФОП).
3. Надані копії документів мають бути розбірливими та якісними.
4. Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.
5. До участі у оцінці тендерних пропозицій тендерною комісією допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам Оголошення. Заявки, надіслані на іншу адресу або в іншій формі, ніж це передбачено цим Оголошенням до участі у тендері, або у випадку, яких не дотримано належного рівня конфіденційності, або отримані після вказаної дати та часу, буде відхилено.
6. Усі ціни вказуються в гривнях з урахуванням всіх податків.

 Громадська організація «Відповідальні громадяни» зберігає за собою право на те, щоб:

• зв’язатися з будь-якою компанією чи особою, вказаною постачальником у якості тих, хто надали рекомендації;
• запросити будь-які додаткові або підтверджувальні дані.

 Чинність заявок

Заявки повинні зберігати свою чинність не менше 30 днів після їх відкриття, якщо інше не передбачено Спеціальними умовами та положеннями. Постачальники повинні вказати період чинності своїх заявок, оскільки Замовник може доручити виконання контрактів за заявкою, яка найкраще відповідає вимогам Тендеру, якщо на момент надходження запитів про надання товарів/послуг заявка є чинною. Замовник може звернутися до Постачальників з проханням про подовження періоду чинності заявок.

Методика обрання переможця тендеру:

Реалізацію Договору буде доручено Постачальнику, який подав технічно та кваліфікаційно прийнятну пропозицію, що найбільше відповідає вимогам тендеру та забезпечує найкраще співвідношення:

• номіналу електронного сертифікату; 
• ширини асортименту товарів; 
• доступності товарів; 
• якості сервісу та адміністрування сертифікатів. 

Пропозиція вважається технічно прийнятною за умови:

• надання всіх документів, передбачених тендерною документацією; 
• відповідності пропозиції технічним вимогам тендеру; 
• наявності товарів відповідних категорій; 
• можливості забезпечення використання електронних сертифікатів відповідно до умов тендеру.

Відповідно до вимог проєкту перевага  надавається пропозиціям, що не включають податок на додану вартість (ПДВ), за умови відповідності технічним та кваліфікаційним вимогам.

Комерційні пропозиції просимо надати до 13.00 год. 27 травня 2026 року.

Відкриття пропозицій та визначення переможців тендеру відбудеться о 13.00 год. 28 травня 2026 року.

У разі виникнення додаткових запитань щодо умов тендеру, учасники можуть звертатися:

Контактна особа: Ірина Трофімова, спеціалістка по закупівлям

Тел.: +38 (099) 354-54-17