ГО “Відповідальні громадяни” відкриває вакансію проєктного менеджера

Вакансія проєктного менеджера відкривається в проєкті «Місцева, інклюзивна та різнобічна екстрена допомога населенню, яке постраждало внаслідок війни в Україні (LIVES) 3.0».

Партнер проєкту: Міжнародна гуманітарна організація Mercy Corps.

Проєктні обов’язки:

Планування програмної діяльності:

• Забезпечення комплексного планування реалізації проєкту на всіх етапах.
• Підготовка робочих планів проєктів.
• Підготовка бюджетів проєкту, разом з фінансовим спеціалістом.
• Ведення переговорів з зацікавленими сторонами, залученими до проєктів, погодження спільних рішень.
• Підготовка календарних планів заходів, поширення інформації серед зацікавлених сторін, забезпечення участі донора або інших зацікавлених сторін у разі потреби.

Реалізація програмної діяльності:

• Забезпечення реалізації цілей та задач проєкту, відповідно до взятих зобов’язань.
• Координація та контроль вчасної реалізації програмних планів.
• Організація та реалізація заходів програмного плану в рамках проєктної роботи.
• Підготовка концепцій та програм ключових зустрічей, круглих столів та дискусій, залучення спікерів, узгодження з зацікавленими сторонами.
• Фасилітація зустрічей.
• Участь у підготовці фінансової та операційної звітності разом з фінансовим спеціалістом проєкту.
• Реалізація заходів з адвокації розвитку соціальних послуг, круглих столів, онлайн-дискусій, презентацій.

Залучення та розвиток людських ресурсів:

• Підготовка оголошень, технічних завдань та посадових інструкцій членів команди.
• Відбір кандидатів в команду проєкту, експертів, проведення співбесід та тестувань, погодження кандидатів з керівництвом організації та партнером.
• Навчання, менторство та розвиток членів команди, донесення цінностей та загальної мети організації в рамках проєктної роботи.
• Операційне планування та координація роботи команди проєкту, розподіл задач відповідно до технічних завдань та посадових інструкцій, ситуаційних вимог та контроль вчасності та якості виконання.
• Пошук та залучення експертів та консультантів на окремі спеціалізовані види робіт.
• Приймання результатів експертних робіт та забезпечення їх якості та відповідності технічному завданню.

Моніторинг, звітність та оцінка:

• Забезпечення роботи системи проєктного моніторингу, та програмної та фінансової звітності на квартальній основі;
• Розробка, погодження з донором та впровадження системи проєктного моніторингу, включно з механізмами збору даних, перевірки якості та відповідності даних, розробки баз даних;
• Постановка відповідних задач спеціалісту з моніторингу та оцінки, контроль якості та вчасності виконання;
• Контроль вчасного внесення інформації в бази даних;
• Збір та перевірка програмних звітів та індикаторів, разом зі спеціалістом з моніторингу і оцінки;
• Підготовка та подача донорського програмного звіту на квартальній основі;
• Підготовка та подача на квартальній основі баз даних, які підтверджують програмну звітність, разом зі спеціалістом з моніторингу та оцінки;
• Участь у підготовці фінансової звітності донору на квартальній основі;
• Забезпечення відповідності програмної та фінансової звітності при виконанні програмних планів на квартальній основі;
• Здійснення оцінок за результатами проєкту, підготовка аналітичних звітів та рекомендацій.

Проєктні комунікації:

• Забезпечення досягнення цілей з інформаційного охоплення та якісних змін у знаннях та ставленнях в цільових аудиторіях проєкту коштом проєктних комунікацій.
• Постановка відповідних задач спеціалісту з комунікацій, контроль якості та вчасності виконання.
• Підготовка контент-плану разом зі спеціалістом та контроль вчасності та якості його реалізації на щомісячній основі.
• Планування, створення та погодження з донором контенту проєктних комунікацій та візуальних рішень, разом зі спеціалістом з комунікацій.
• Участь у підготовці інформаційного контенту, забезпечення інформаційних продуктів відповідності вимогам з грамотності, змістовного наповнення, донорським та іншим вимогам.
• Фінальний випуск інформаційних продуктів та повідомлень в соціальних мережах, відповідальність за наповнення інформаційних продуктів і повідомлень.

Взаємодія з донором:

• Забезпечення партнерської взаємодії з донором в рамках реалізації проєкту;
• Забезпечення опрацювання поставлених донором задач, організація ресурсів на опрацювання таких запитів в межах проєкту;
• Опрацювання інформаційних запитів партнера;
• Погодження з донором програмних, кадрових та фінансових рішень, якщо вони не погоджені раніше;
• Забезпечення повної інформації донору про всі заходи та рішення, які відбуваються за проєктом;
• Забезпечення участі донора в усіх заходах, за запитом;
• Забезпечення наявності та відповідності керівництву згадок партнера у всіх матеріалах, які стосуються проєкту.

Закупівлі та договірні відносини (у партнерстві з фінансовим спеціалістом):

• Забезпечення відповідності всіх закупівель в рамках проєкту політикам організації та партнера;
• Постановка відповідних задач адміністративному спеціалісту, контроль якості та вчасності виконання.
• Підготовка та публікація технічних завдань, конкурсних та тендерних оголошень.
• Забезпечення та проведення конкурсів при відборі експертів та персоналу, забезпечення цінових моніторингів при відборі постачальників.
• Забезпечення документування та файлування у друкованому вигляді документів, які супроводжують закупівлі, технічні завдання, оголошення, конкурсні учасники та їх документи, протоколи тендерних засідань, службові записки, скріни конкурсних цінових пропозицій і т.п.
• Забезпечення підготовки та файлування у друкованому вигляді договорів, актів виконаних робіт, видаткових накладних, звітів консультантів та розроблених ними інтелектуальних продуктів.
• Забезпечення ведення реєстрів закупівель, договорів, наказів, протоколів, листувань та інших, які стосуються реалізації проєкту.

Підготовка та проходження аудитів (у партнерстві з фінансовим спеціалістом):

• Забезпечення усіх умов для проходження проєктного та організаційного аудитів.
• Забезпечення наявності та файлування пакетів проєктних документів всіх рівнів – у печатному вигляді – від донорських договорів, звітів, погоджень до програмної первинної звітності, такої як програми заходів, списки учасників, звіти експертів, експертні напрацювання, та документів, які супроводжують закупівлі і договірні відносини з виконавцями та підрядниками.
• Участь у підготовці до аудитів разом з фінансовим та адміністративним спеціалістами.
• Опрацювання запитів аудиторів та відпрацювання наданих рекомендацій у подальшій роботі.

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта (менеджмент або інші дотичні галузі).
• 5 років попереднього досвіду управління проектами в громадських/благодійних організаціях.
• Досвід роботи з проєктами від міжнародних організацій буде перевагою.
• Знання та навички з проектного менеджменту, планування, бюджетування, моніторингу та оцінки, програмної та фінансової звітності, адміністрування, проектних комунікацій;
• Лідерські якості.
• Дипломатичність та розвинені комунікативні навички.
• Стресостійкість;
• Вільне володіння українською та англійською мовами.

Резюме для участі в конкурсі на дану вакансію мають бути надіслані електронною поштою на електронну адресу: info@responsiblecitizens.org

Термін подання документів – до 24 квітня 2024 року.
Термін оголошення результатів конкурсу – до 26 квітня 2024 року.

ГО “Відповідальні громадяни” категорично засуджує всі види насильства, сексуальної експлуатації та наруги, в тому числі по відношенню до дітей, як такі, що порушують права людини та підривають базові цінності Організації Об’єднаних Націй (ООН). Запобігання такій поведінці та підтримка постраждалих  шляхом забезпечення швидкої, доречної й ефективної відповіді на всі повідомлення про сексуальні домагання та сексуальну експлуатацію і наругу є одним з пріоритетів організації. Буде проводитися перевірка біографічних даних, рекомендаційних листів і довідок кандидатів щодо причетності до СЕН (Сексуальної експлуатації та нарузі). Етична поведінка кандидата є частиною щорічної атестації.