Запрошення до участі у тендері на закупівлю канцелярських та витратних матеріалів

Громадська організація «Відповідальні громадяни» (далі ГО «Відповідальні громадяни»)

Запрошує Вас надати цінову пропозицію на закупівлю канцелярських та витратних матеріалів для занять з надолуження освітніх втрат, в рамках реалізації проєкту: Розширення доступу до якісних освітніх послуг із захисту дітей для дітей, постраждалих від конфлікту, та їх сімей

Кінцевий термін подачі заявок:  до 13.00 год. 21 вересня 2026 року.

Важливо: 

Учасники мають право подавати тендерну пропозицію як на один окремий лот, так і одночасно на обидва лоти.

При цьому розбивка окремого лоту на частини не допускається. Учасник, який подає пропозицію на відповідний лот, повинен запропонувати повний перелік товарів, передбачених цим лотом, відповідно до встановлених технічних та інших вимог.

Умови доставки:

Постачальник повинен забезпечити доставку товарів до місць, визначених Замовником, на території м.Харків та Харківської області на 11-ть адрес.

Закупівля планується протягом 11 місяців реалізації проєкту в обсязі 40 наборів щомісяця, загалом 440 наборів за весь період реалізації проєкту. 

Постачальник повинен забезпечити можливість доставки товарів власними логістичними засобами або із залученням операторів поштового та кур’єрського зв’язку, зокрема ТОВ «Нова Пошта» або інших служб доставки.

Точні адреси поставки та кількість товарів до кожного місця поставки визначаються Замовником під час укладення договору або оформлення замовлення.

Вартість доставки до визначених Замовником місць поставки повинна бути включена до загальної вартості товарів.

Зазначена в таблиці кількість окремих товарів у складі одного набору є орієнтовною та визначена відповідно до прогнозованих потреб. Фактична кількість окремих позицій товарів у кожному наборі може змінюватися протягом реалізації проєкту залежно від фактичної потреби  та наявного бюджету проєкту. Зазначені обсяги не є гарантією придбання всієї вказаної кількості.

У разі збільшення вартості товарів протягом реалізації проєкту більш ніж на 10% у порівнянні з ціною, визначеною на момент укладення договору, умови договору та/або ціна підлягають додатковому перегляду та узгодженню сторонами.

Умови оплати:

100% післяплата або передоплата у розмірі не більше 50% вартості товару та остаточний розрахунок протягом 3 (трьох) банківських днів після підписання видаткової накладної.

Вимоги до Учасників:

• на товари, для яких це передбачено чинним законодавством України, наявні документи, що підтверджують їх відповідність встановленим вимогам (декларації про відповідність, сертифікати відповідності або інші передбачені законодавством документи);
• відповідність обов’язковим вимогам якості та безпеки, передбаченими для товарів даного роду чинним законодавством України;  
• учасник повинен мати досвід постачання аналогічних товарів, підтверджений щонайменше двома попередніми договорами та/або видатковими накладними;
• відповідні КВЕДи для здійснення торгівлі;
• учасник повинен мати можливість забезпечити своєчасну поставку необхідної кількості товарів протягом усього періоду реалізації проєкту;
• для товарів, для яких встановлюється строк придатності, на момент поставки строк придатності товару повинен бути чинним та достатнім для його використання за призначенням;
• можливість надання оригіналів супроводжуючих документів через електронний сервіс «Вчасно» (договір, рахунок-фактура, видаткова накладна та/або інші документи, що супроводжують виконання договору);
• рекомендації (за наявності). 

До участі в тендері запрошуються:

– фізичні особи-підприємці;

– юридичні особи, організації.

Склад тендерної пропозиції:

1. Тендерна пропозиція подається відповідно до форм, визначених Додатком №1 «Цінова пропозиція» та Додатком №2 «Тендерна пропозиція».
2. Перелік документів, які Учасники повинні надати до тендерної пропозиції:

• Належним чином підписаний Додаток 1 – Цінова пропозиція  у форматі pdf та у форматі Excel.  (дата, ПІБ та посада, назва компанії, адреса, телефон, e-mail, чинність заявки (мінімум 30 днів), підпис та/або печатка); 
• Належним чином підписаний Додаток №2 – Тендерна пропозиція у форматі pdf;
• Копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи чи ФОП або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців; 
• Копія Свідоцтва платника податку;
• Належним чином підписаний Кодекс поведінки постачальника, надісланий у форматі pdf;
• Довідка або лист-підтвердження про відсутність заборгованості зі сплати податків і зборів, підписаний уповноваженою особою;
• Підтвердження досвіду роботи у сфері постачання аналогічних товарів – мінімум 2 попередні договори з іншими контрагентами та/або видаткові накладні, закріплені підписами сторін;
• Фінансова звітність за 2024 або 2025 роки діяльності компанії або декларація для ФОП;
• Будь-які інші документи, що можуть бути корисними для оцінки пропозиції (рекомендаційні листи тощо);

Правила оформлення тендерної пропозиції учасниками:

1. Учасники мають подавати пропозиції українською мовою  у вигляді сканованих копій документів, а також в електронному форматі на електронну адресу zakupivli@responsiblecitizens.org, із маркуванням: Тендер № 21104/1, закупівля канцелярських та витратних матеріалів;
2. До тендерної пропозиції повинні додаватись документи (скановані копії), які посвідчують право такої уповноваженої особи підписувати тендерну пропозицію (наказ/протокол про призначення керівника або довіреність, крім ФОП).

3. Надані копії документів мають бути розбірливими та якісними.

4. Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.

5. До участі у оцінці тендерних пропозицій тендерною комісією допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам Оголошення. Заявки, надіслані на іншу адресу або в іншій формі, ніж це передбачено цим Оголошенням до участі у тендері, або у випадку, яких не дотримано належного рівня конфіденційності, або отримані після вказаної дати та часу, буде відхилено.

6. Усі ціни вказуються в гривнях з урахуванням всіх податків.

 Громадська організація «Відповідальні громадяни» зберігає за собою право на те, щоб:

• зв’язатися з будь-якою компанією чи особою, вказаною постачальником у якості тих, хто надали рекомендації;
• запросити будь-які додаткові або підтверджувальні дані.

 Чинність заявок

Заявки повинні зберігати свою чинність не менше 30 днів після закінчення строку подання тендерних пропозицій, якщо інше не передбачено Спеціальними умовами та положеннями. Постачальники повинні вказати період чинності своїх заявок, оскільки Замовник може доручити виконання контрактів за заявкою, яка найкраще відповідає вимогам Тендеру, якщо на момент надходження запитів про надання товарів заявка є чинною. Замовник може звернутися до Постачальників з проханням про подовження періоду чинності заявок.

Методика обрання переможця тендеру.

Оцінка здійснюється за 100-бальною системою відповідно до ваги кожного критерію:

Ціна пропозиції – 50%;

Відповідність технічним вимогам – 30%;

Умови оплати – 10%

Строки та можливість своєчасної поставки – 10%.

Під час оцінки тендерних пропозицій тендерна комісія враховує відповідність запропонованих товарів технічній специфікації, запропонований учасником строк поставки та умови оплати.

Переможцем за відповідним лотом визначається учасник, тендерна пропозиція якого набрала найбільшу кількість балів за результатами комплексної оцінки.

Комерційні пропозиції просимо надати:

до 13.00 год. 21 вересня 2026 року.

Оцінка та визначення переможця/переможців тендеру здійснюватиметься після завершення строку подання комерційних пропозицій відповідно до встановлених критеріїв оцінки.